Invoer en beheer organisatie- en aanbod gegevens.

Het advies is om als bibliotheek of POI alleen organisatie- en aanbod gegevens in te voeren wanneer men hier een (betaalde) opdracht voor heeft. Dit kan van een externe (betalende) opdrachtgever zijn of intern, door de bibliotheekorganisatie zelf. 

Om strategische redenen kan worden overwogen om eenmalig een grote hoeveelheid content te importeren. Er moet dan rekening mee worden gehouden dat het systeem vraagt alle content een half jaar na de invoer te controleren.

Het bijhouden en beheren van informatie is tijdrovend en kostbaar. Het is dus wenselijk om bij het ontbreken of wegvallen van opdrachten kritisch te kijken naar de eigen beheerlast.

G!DS biedt hiervoor een aantal mogelijkheden:

  1. In het contract van organisaties met eigen redacteuren kan onder het tabje algemeen aangevinkt worden dat wanneer de redacteur niet langer zelf controleert de organisatie automatisch op niet zichtbaar gezet wordt. 
  2. Van organisaties zonder eigen redacteur kunnen de gegevens op niet zichtbaar gezet worden en in een beheercluster gearchiveerd worden.
  3. Organisaties kunnen volledig uit G!DS verwijderd worden.