De beheersystematiek

Elke organisatie in G!DS heeft een verantwoordelijke “redacteur” èn een verantwoordelijke accountmanager.

De redacteur draagt er zorg voor dat de informatie van een organisatie en het eventuele aanbod actueel, volledig en correct blijft. Is er geen eigen redacteur dan neemt de bibliotheek deze rol op zich. De bibliotheek verenigt dan de rollen van accountmanager en redacteur.

Organisaties met alleen adresgegevens worden in het algemeen beheerd door de accountmanager van de bibliotheek, die dan dus de rol van redacteur op zich neemt. Voor organisaties met aanbodgegevens is doorgaans een redacteur van de betreffende organisatie verantwoordelijk. De accountmanager van de bibliotheek heeft hierin een controlerende rol.

Het beheer van G!DS is zo georganiseerd dat elke organisatie inclusief hun aanbod minimaal twee keer per jaar moet worden gecontroleerd. Bij achterblijvende beheeracties zorgt het systeem er voor dat de eerstvolgende verantwoordelijke hierover geïnformeerd wordt.

De volgende beheeracties zijn mogelijk:

  1. Controle en aanvulling van gegevens op basis van signalen of eigen kennis van de organisatie. Deze controle vindt plaats wanneer de redacteur of accountmanager dit nodig acht.
  2. Controle en evt. aanvulling door de redacteur of accountmanager op basis van de G!DS-signalering.  Standaard is G!DS ingesteld op twee controles per jaar. Er kan een hogere controlefrequentie worden ingesteld.