Export naar Excel

Het is mogelijk om van alle organisaties die onder een contract (dus ook een beheercluster) vallen een export te draaien, zodat je een Microsoft Excel-overzicht hebt. Dit kan handig zijn voor bijv. controledoeleinden. Er zijn meerdere mogelijkheden: 

  1. Je wilt een export waarin alleen de namen van de organisaties staan. 
  2. Je wilt een export waarin de namen van de organisaties en de contactgegevens staan. 
  3. Je wilt een export waarin de namen van de organisaties, de contactgegevens en de soortspecifieke velden staan. Let op! Bij deze optie kun je alleen de soortspecifieke velden exporteren van één organisatiesoort. Heb je meerdere soorten organisaties onder je beheer, zul je dit ook meerdere keren moeten doen. 

 

1. Alleen namen

Ga naar het desbetreffende beheercluster. 

 

  1. Ga vervolgens naar de contracten.
  2. Ga op Publieksnaam staan met je muis, er verschijnt rechts een pijltje. Klik hierop. 
  3. Ga naar Export, kies Excel

Nu krijg je een venster waarmee je de lijst kunt opslaan op je eigen computer. 

 

2. Namen en contactgegevens 

  1. Begin bij het desbetreffende beheercluster. 
  2. Kies bovenin je scherm Zoeken. Je krijgt dan de uitgebreide zoekmogelijkheid. 
  3. Vul hierin de volgende zoekopdracht*: Organisatie.contract.bovenliggendeOrganisatie.id:
  4. Direct achter de dubbele punt van de zoekterm, vul je het ID van de organisatie in. Deze is in de achtergrond nog zichtbaar.  Klik hierna op OK.
     
  5. Je krijgt nu het resultaat van de zoekopdracht. Ga op Publieksnaam staan met je muis, er verschijnt rechts een pijltje. Klik hierop. 
  6. Ga naar Export, kies Excel.
  7. Vervolgens krijg je de vraag of je de soortspecifieke velden ook wilt meenemen. Klik hier op Nee

 Nu krijg je een venster waarmee je de lijst kunt opslaan op je eigen computer. 

3. Namen, contactgegevens en soortspecifieke velden

Klik je hierboven bij stap 7 op Ja, krijg je het overzicht van alle soorten te zien. Hierin moet je de betreffende soort kiezen die als format zal gelden voor de uitvoer. Kies deze optie dus alleen als de betreffende organisaties in dezelfde soort zijn ingevoerd. 

 

*Deze zoekopdracht haalt alle organisaties onder een bepaald contract er uit. Je kunt de handleiding ook gebruiken voor andere zoekopdrachten die je zelf samenstelt. Bijv. alle bibliotheken (wat een organisatiesoort is) in een bepaald gebied (bijv. een provincie).